Quelques conseils pratiques pour faciliter la réception et la bonne distribution des spécimens à chaque enseignant … (2/2)

Comme nous l’avons précisé dans notre premier article, cette année, les spécimens vont être envoyés par centaines…

Pour vous donner un ordre de grandeur de cette masse d’envoi, un professeur de français par exemple recevra plus de 40 spécimens

…vous voudrez vous assurer que chaque enseignant reçoive bien, de chaque éditeur, les spécimens qu’ils attendent avec impatience. Comment annoncer à tous que tous les spécimens sont arrivés ? Comment assurer une bonne distribution et ne pas surcharger vos espaces de stockage, ou pire, le CDI ?!

Pour bien vous organiser, voici quelques astuces pratiques, n’hésitez pas à télécharger gratuitement nos documents types pour faciliter votre distribution !

1. Identifier la méthodologie d’envoi des spécimens

La méthodologie d’envoi diffère selon les maisons d’éditions, mais pour la plupart : le colisage se fera au nom du documentaliste avec un lot complet qui sera constitué des lots de spécimens par discipline et niveau, chaque spécimen sera nominatif (au nom de l’enseignant).

2. Préparer la distribution des spécimens – quelques idées pratiques

  • Préparer la communication auprès des enseignants en amont de la réception afin qu’ils puissent s’organiser.
  • Distribuer les manuels au fil de l’eau sauf si vous disposez d’un très grand espace de stockage (attention, il faut un espace de stockage où il est possible d’entreposer plusieurs centaines de manuels).
  • Mettre à disposition au CDI une affiche pour informer de l’arrivée des spécimens pour chaque éditeur, et hâter leur récupération par les enseignants…
    Télécharger l’affiche d’information sur l’arrivée des spécimens.
  • Faire un pointage des réceptions et des distributions des spécimens. Si un éditeur a envoyé un titre (une matière pour un niveau) et qu’un enseignant ne l’a pas reçu, contrairement à ses collègues, il peut en faire la demande immédiatement, sur notre site.

Téléchargez le tableau de pointage LDE


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Clients LDE
 : envoyez-nous simplement votre tableau de pointage en mettant en évidence les réassorts que vous souhaitez et nous prendrons en charge la demande auprès des éditeurs.

3. Au secours, il me manque un spécimen !

Dans le cas où vous avez raté les inscriptions aux fichiers GIDEC-GECRI, différentes solutions s’offrent à vous pour recevoir tout de même vos spécimens :

  • Vous pouvez faire votre demande via la page spécimens de notre site
  • Si vous en faites la demande aux éditeurs, ils recouperont ces informations avec les fichiers du GIDEC-GECRI et renverront le titre concerné dans le cas où le professeur ne s’est pas inscrit préalablement.

Annexes à télécharger :
Téléchargez le tableau de pointage LDE
Télécharger l’affiche d’information sur l’arrivée des spécimens.

 

 

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7 pensées sur “Quelques conseils pratiques pour faciliter la réception et la bonne distribution des spécimens à chaque enseignant … (2/2)”

  1. Je ne comprends pas ce que vient faire le CDI dans cette histoire. Le Centre de documentation et d’information d’un établissement scolaire, pour les élèves, n’a effectivement aucune part à prendre dans la distribution de documents adressés à chaque enseignant. Qu’il n’y ait rien de pensé pour que l’administration s’occupe de cela, c’est bien un souci, ce n’est pas une raison pour y mêler le professeur documentaliste (parce que le CDI, ce ne sont que des murs 😉

    1. Nous n’avons pas la légitimité pour juger de la pertinence de l’implication des professeurs-documentalistes dans la gestion des spécimen et/ou des manuels scolaires.
      Cette implication est cependant un fait dans de nombreux établissements, nous le constatons quotidiennement.
      Notre propos est donc de nous adresser à celles et ceux qui sont dans cette situation et de leur apporter conseils et outils.
      Heureux ceux qui n’auront pas à s’en servir 😉

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